Para este año, el decreto 1273 de 2018, trae para el sector empresarial un nuevo modus operandi en donde a partir del 01 de junio todos los contratantes públicos, privados o mixtos que sean personas jurídicas; deberán efectuar la retención y giro del aporte de los trabajadores independientes con contrato de prestación de servicios personales a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Y los contratantes que realicen dicha retención, deberán así mismo, reportar a través de la PILA, las novedades de inicio, suspensión y terminación del contrato.
¿Qué tan preparada están las empresa para los cambios de la nueva ley?
Esta es una pregunta que deben hacerse todos los empresarios puesto que prácticamente se está a un mes de impartirse la nueva norma y es obligación de las compañías adaptarse al nuevo sistema. Bajo este contexto, la tecnología toma un rol estratégico y muy importante ya que es en los diferentes software de gestión y nómina, donde las empresas enfocan sus esfuerzos para adaptarse a lo dictado por el decreto 1273 de 2018.
En el mercado existe gran variedad de soluciones informáticas, sin embargo, lo mejor en estos casos siempre es escoger una compañía de soluciones informáticas que sea colombiana puesto que realmente son las que entienden el mercado nacional desde sus entrañas, y adicionalmente, conocen de primera mano lo volátil de las leyes nacionales. Lo que les permite adaptarse rápidamente a los cambios, sin que esto incurra en costos adicionales para quienes usan de sus servicios.
Un ejemplo de esas empresas colombianas con gran trayecto en el campo de soluciones informáticas es DIGITAL WARE, la cual, con su amplia experiencia de más de 26 años, se convirtió a lo largo del tiempo en el respaldo y apoyo de empresas colombianas como la DIAN, Ecopetrol, ICBF, Compensar, CAFAM, UGPP y SENA.
Entre las soluciones informáticas que posee DIGITAL WARE, KACTUS-HCM, es la indicada para adaptarse a los constantes cambios legislativos del país. Entre sus características más destacadas está retener y girar los aportes de forma automática; controlar pagos y descuentos del valor contratado; y permite integrarse con el sistema financiero de las empresas.
Cabe resaltar que KACTUS-HCM después de liberar su versión en Ley de Financiamiento, mantiene su compromiso de mantenerse como un producto líder y actualizado en temas de ley e innovación. Adicionalmente cuenta con el Módulo de Contratistas donde se encuentran opciones como controlar número de contratistas, de pagos, descuentos e historial; esto con el único fin de cumplir los temas normativos.
Medidas que las empresas deben
poner en marcha para no ser sancionadas
Así como la tecnología juega un rol importante, desde DIGITAL WARE entregamos cinco elementos muy puntuales que las empresas deben tener en cuenta para adaptarse a la nueva legislación del decreto 1273 de 2018.
PRIMER PAGO DE SEGURIDAD: El primer pago de la seguridad social de junio por parte del empleador se debe hacer con cotizaciones del mes pasado. Es decir, quedan menos de tres meses para que las empresas implementen los mecanismos para realizar las retenciones que contempla la ley.
ACTUALIZACIÓN CONTRACTUAL: Antes de esta ley, en ningún contrato por prestación de servicios indicaba que el empleador debería retener parafiscales, por ende, se deberán modificar o actualizar todos los contratos, donde se especifique que a partir de la fecha indicada el empleador realizará la retención de dichos aportes.
CERTIFICACIONES: Los empleadores deben solicitar a todos sus colaboradores que estén bajo esta modalidad, certificaciones de afiliación de todas las entidades de seguridad social con el fin de realizar los aportes a los entes correspondientes.
CONTROL DE CONTRATISTAS: Las organizaciones tienen que contar con un control exacto de todos sus contratistas, pagos y descuentos, porque a partir de la fecha los
mismos quedarán bajo el NIT de la empresa y en el momento en que se genere moras por no pagos, el contratante debe asumir estos recargos.
PARAMETRIZACIÓN DE LA TECNOLOGÍA: Efectuar dichas medidas al interior de las organizaciones con llevará a la implementación de plataformas tecnológicas robustas como KACTUS-HCM, que posee un módulo transaccional gestionando los procesos de liquidación de honorarios, generación de planilla con el formato solicitado por los operadores de salud, descuentos y retenciones respectivos a la función contratada y control de los colaboradores, entre otras funcionalidades que hacen de KACTUS-HCM una solución líder en el mercado nacional.
