Desde el 1 de enero de 2020, ya no hay calendario de obligados y se requerirá factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables y costos o gastos deducibles, y se establecen unos porcentajes máximos de factura no electrónica.
Los sistemas de facturación en temas como la factura electrónica de venta con validación previa, los obligados y no obligados a expedirla, los requisitos para proveedores tecnológicos y la expedición de documentos equivalentes han quedado regulados en el Decreto 358, expedido el pasado 5 de marzo por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
El decreto contempla dos sistemas de facturación: la factura de venta y los documentos equivalentes, y establece que la factura de venta podrá ser electrónica con validación previa o de talonario o papel. Respecto al denominado documento equivalente, se reduce su cantidad y se dispone que, a partir del 30 de junio de 2021, deberá emitirse de manera electrónica.
Entre los obligados a expedir la factura electrónica, están los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA); los responsables del impuesto nacional al consumo; quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas; los comerciantes, importadores, o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales; y los inscritos en el Régimen Simple de Tributación, entre otros. Entre los no obligados, aparecen bancos, corporaciones financieras, cooperativas de ahorro y crédito, y los prestadores de servicios desde el exterior sin residencia fiscal en Colombia, entre otros.
La norma prevé que únicamente se considerará cumplido el deber de expedir factura electrónica de venta, y tendrá reconocimiento para efectos tributarios, cuando se adjunte a la misma el documento electrónico de validación firmado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
El decreto establece también nuevos requisitos para los interesados en ser habilitados por la DIAN como proveedores tecnológicos de servicios de factura electrónica, entre otros: acreditar infraestructura tecnológica y plan de contingencia para garantizar la continuidad de negocio para los servicios de factura electrónica. Todos los requisitos establecidos deberán ser acreditados a partir del 30 de octubre de 2020.
Respecto del porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables, de costos o gastos deducibles, el Decreto 358 de 2020 establece que empezará a operar desde la fecha en que expire el último plazo previsto para los sujetos obligados conforme con el calendario de implementación que proferirá la DIAN en los próximos días. Para el caso del documento equivalente POS (sistema de facturas de ventas para tiendas, mercados y restaurantes), se establece que hasta el 1° de noviembre de 2020 será válido.
Registro
La plataforma de factura electrónica de la Dirección de lmpuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), incluirá el registro de las facturas electrónicas consideradas como título valor que circulen en el territorio nacional y permitirá su consulta y trazabilidad.
Además, antes de la entrada en vigencia de la presente ley, las facturas expedidas de conformidad con los artículos 1.6.1.4.1.1 al 1.6.1.4.1.21. del Decreto 1625 de 2016 mantienen su condición de documentos equivalentes. Desde del 1 de enero de 2020, ya no hay calendario de obligados y se requerirá factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables, y costos o gastos deducibles, de conformidad con la siguiente tabla:
Ventajas de la factura electrónica
Frente a la factura tradicional, la emisión de facturas electrónicas supone un ahorro de casi el 70%, debido a que se reducen los costes en la manipulación de papel, sellado, gestión de tesorería, archivo de documentos, etc. Mientras que, en la recepción, pasar del papel a lo electrónico supone que los costes estimados para su introducción en los sistemas internos, validación, archivo, etc. se reduzcan de forma considerable, permitiendo un ahorro del 65%.
De media, emitir una factura en papel ocupa casi 2 minutos mientras que, con la factura electrónica, el tiempo de creación, envío y archivo pasa a ser de 30 segundos. En recepción la factura en papel requiere unos 9 minutos para la recepción, manipulación del correo, verificación y revisión de la factura, registro de datos en el sistema y archivo manual, frente a los dos minutos y medio que se necesitan para la recepción, verificación, revisión, registro y archivo de una factura electrónica.
La facturación electrónica acorta también los tiempos de entrega de las facturas y reduce todo el proceso de pago entre empresas o entre usuarios y empresa. Además, es respetuosa con el medioambiente. Cada millón de facturas en papel precisa de 10.000 Kg de madera. Al pasar al formato electrónico, ese millón de facturas evita la tala de 56 árboles y se reduce un 0,72 Tm emisiones de CO2.
“En los últimos años – comenta Alberto Redondo, director de Marketing de SERES para Iberia y LATAM – asistimos a un fuerte crecimiento orgánico de la factura electrónica entre las empresas colombianas, que va amplificando su capilaridad geográfica y sectorial. Con este nuevo impulso de la DIAN se acelerará el proceso de adopción y, con ella, la transformación digital de la economía colombiana.”
