El aislamiento preventivo para contener el coronavirus en Colombia tiene a buena parte de la población trabajando desde la casa, lo cual puede bajar la productividad de colaboradores y organizaciones.

“En la casa tenemos distractores: los niños, las mascotas, la televisión, y además nos podemos sentir más relajados por no estar en un espacio formal, levantarnos y acostarnos más tarde y otros factores que pueden afectar el rendimiento”, explica Hernando Baquero, presidente de Advantis, una de las mayores firmas de consultoría gerencial especializada en resolución de retos de tecnología y negocios.

Ante la necesidad de trabajar desde casa, es fundamental adaptarse al cambio y desarrollar la capacidad de reaccionar ágil y positivamente ante los retos que esto implica, por eso los expertos hacen estas recomendaciones:

Prepare su dinámica laboral:

Lo primero es definir la agenda y el tiempo de trabajo para generar una rutina de oficina en casa y concientizar a los demás miembros de la familia que en ese espacio “estaré en la oficina” y por lo tanto solo se pueden hacer interrupciones planeadas como la del almuerzo. Es importante concientizar a la familia de que se debe tener una mayor paciencia y llegar a acuerdos de convivencia.

Seleccione y mejore su espacio de trabajo:

Se debe definir un área de la casa cómoda, con buena iluminación, con poco ruido, una silla con soporte lumbar y una buena conexión a Internet. Algunos operadores de este servicio están dando más megas y algunas empresas otorgan un subsidio para mejorar los planes, ya que las teleconferencias y otras actividades en línea son “el nuevo espacio laboral”, para las cuales se necesita más capacidad. Lo ideal es contar con entre 20 y 40 megas de velocidad de Internet en casa y se puede realizar una prueba de capacidad con servicios como Speedtest, Fast.com o con el mismo operador que provee el servicio.

Controle su salud y estado de ánimo:

Para evitar la ansiedad por la coyuntura mundial, se recomienda reducir la exposición a noticias e información continua, limitar el tiempo de conectividad a redes sociales y desarrollar actividades físicas y de relajación como yoga o pilates. Es importante también hacer pausas activas, cambiar de postura y tener una alimentación balanceada, ya que en casa se tiende a comer más y con más frecuencia por la misma ansiedad del cambio de rutina.

No se desenfoque

En las redes sociales circulan toda clase de piezas humorísticas que reflejan el estrés por la nueva situación de encierro y la vida en familia; lo ideal es no contribuir a la distracción reenviando y comentando los miles de memes, videos y audios que se comparten en este contexto. De igual forma, evite las cadenas de información falsa y alarmante, para no contribuir a la ansiedad generalizada. Comparta noticias positivas e información contrastada y útil, de fuentes como Gobierno y autoridades de salud.

Los 9 pasos para una reunión virtual efectiva

Una de las alternativas para mantenerse en contacto con socios, colaboradores y clientes durante el teletrabajo son las reuniones virtuales. Hoy existe un amplio portafolio de aplicaciones que facilitan este tipo de conferencias, pero no necesariamente son garantía de que la reunión sea productiva. Según Hernando Baquero, presidente de Advantis, “Para nosotros es muy común trabajar de forma remota, hemos adoptado buenas prácticas y logrado buenos resultados en proyectos regionales y nacionales con esta metodología. Sin embargo, para muchos colaboradores y empresas puede que el entorno, la situación y la distancia provoquen que, inconscientemente, a este tipo de reuniones virtuales no se les dé la misma importancia o atención que a las reuniones presenciales en la oficina.”

Para que este tipo de formatos sean efectivos, es clave hacer una planeación previa y seguir pasos como:

– Seleccionar a los participantes y asegurar su asistencia con una anticipación de 12 horas.
– Socializar adecuadamente la agenda de la reunión.
– Seleccionar la herramienta tecnológica para la reunión (Zoom, Skype, Hangouts u otra).
– Preparar material de soporte para la reunión y compartirlo previamente o en línea.
– Recalcar la puntualidad a los asistentes.

Durante el desarrollo de la reunión, se recomienda:

– Respetar la agenda de la reunión y limitarla al tiempo reservado.
– Definir moderador para controlar tiempos y lograr la atención de todos.
– Utilizar video para generar cercanía entre los participantes ya que, si el sonido es malo, se pueden hacer señas, leer los labios o el lenguaje corporal.
– Acordar decisiones, acciones y conclusiones y realizar un acta o ayuda de memoria.

Con estos pasos se optimiza la conferencia laboral y se evita el desorden, el cruce de voces, que la información quede en el aire y se olviden u omitan datos puntuales. Así, el teletrabajo fluirá mucho mejor.

“Esta situación nos plantea el reto de reinventar tanto nuestra forma de trabajar como de vivir. Desarrollar el espíritu de equipo en estas circunstancias puede parecer complejo, pero estoy seguro de que de la coyuntura saldremos reforzados y construiremos una nueva forma de trabajar que no entiende de fronteras o distancias, basada en el compromiso, la autodisciplina y la confianza en nuestros equipos. Hoy más que nunca las empresas las hacen las personas”, concluye Baquero.