–La Jurisdicción Especial para la Paz es el primer alto tribunal colombiano que trabaja con expedientes judiciales 100% digitales. Así lo anunció este miércoles la Secretaria Ejecutiva de la JEP, María del Pilar Bahamón Falla, al presentar los resultados de la puesta en operación del sistema de gestión judicial Legali.

Se trata de una solución tecnológica para administrar justicia que permite incrementar la eficiencia de los procesos que llevan los magistrados, llamados a investigar, juzgar y sancionar a los responsables de los más graves crímenes cometidos en el conflicto armado.

El anuncio fue hecho por la Secretaria Ejecutiva en un encuentro con perodistas dentro de un ejercicio de transparencia en el que está comprometida toda la Jurisdicción Especial para la Paz.

Con todos los expedientes digitalizados, en una plataforma única en la que las Salas y Secciones apoyan y soportan su labor de administrar justicia, la JEP avanza progresivamente en su apuesta por una Justicia Más Digital, dijo la Secretaria Ejecutiva. Esta transformación dinamiza todas las fases del proceso, disminuye los trámites burocráticos y amplía el espectro de la disponibilidad y acceso —de los administradores de justicia y los grupos de interés— a los expedientes. Es decir, al conjunto de las actuaciones procesales que conforman todos los casos e investigaciones que lleva a cabo la Jurisdicción.

La Secretaria Ejecutiva de la JEP reveló que la solución en total cuenta con 9.606.428 folios digitalizados que permiten consultas simultáneas y la ejecución de tareas paralelas entre las diferentes instancias involucradas en las investigaciones. A su vez la Secretaría Ejecutiva indicó que, si solo se analizan los diez procesos judiciales con más folios de la JEP, son 2.183.487 folios digitalizados. A la fecha, la plataforma cuenta con 813.566 documentos y 12.158 expedientes disponibles para magistrados, funcionarios, abogados y partes interesadas. En su mayoría, corresponden a los procesos abiertos contra 12.803 comparecientes de las extintas Farc-EP, la fuerza pública y agentes de Estado sometidos ante la JEP.

El primer desafío en la implementación de Legali fue consolidar y clasificar los documentos. Enseguida, se digitalizaron los archivos físicos y se cargaron al sistema. En este proceso se estructuró la información judicial proveniente de diversas entidades del Estado, expedientes de la justicia ordinaria, documentos aportados por las partes involucradas e informes de las ONG. La transformación digital, como estrategia institucional, inició en agosto de 2018 y desde marzo de 2020, cuando empezó la operación del sistema Legali, se han realizado 352.609 actuaciones y se han efectuado 47.031 notificaciones electrónicas certificadas.

La plataforma también permite el intercambio de información con otras entidades del Estado, como la Fiscalía General de la Nación y la Procuraduría General de la Nación, en una estrategia que garantiza los derechos y la seguridad jurídica de todos los involucrados.

Administrar los expedientes de manera electrónica, bajo altos estándares técnicos y de seguridad, transparencia e innovación, así como estandarizar el trámite judicial son las principales ventajas que este sistema ofrece a los administradores de justicia, quienes tendrán acceso a una omnipresencia de los expedientes que no permitía el papel. Además de optimizar la gestión de los expedientes a través de la tecnología, los magistrados de la JEP también se pueden comunicar con los comparecientes, las víctimas y sus representantes a través de mecanismos seguros de acceso a la información. Esto reducirá tiempos procesales, costos y facilitará el control de los términos procesales.

Legali llega a la JEP a acortar distancias, simplificar y agilizar, de manera segura, los trámites que realiza la Jurisdicción. A esta herramienta tecnológica se puede acceder desde cualquier rincón del país en cualquier momento, sin importar las barreras que suelen ser impuestas por la geografía y el tiempo. Dado que las ventajas de cambiar a este modelo digital se materializan en la medida en que el proceso es 100% confiable, la seguridad del sistema es una prioridad.

La plataforma tecnológica, que soporta la gestión del expediente judicial digital, provee condiciones de seguridad informática requeridas para preservar la confidencialidad, el software necesario para preservar la integridad y la infraestructura de procesamiento y conectividad que garantizan la disponibilidad y acceso a la información. Permite, además, configurar diferentes roles y perfiles dependiendo de las autorizaciones de los usuarios. Allí ninguna acción es anónima. Todo podrá ser auditado, rastreado y monitoreado.

Fortalezas de Legali

Eficiente: Permitirá automatizar muchos procedimientos que en la vida cotidiana eran gestionados de manera manual.

Ágil: Reduce los tiempos de los trámites. Buena parte de las fases del proceso judicial se agotarán con su gestión en línea.

Transparente: Todas las acciones y procedimientos quedan registradas en el sistema. Cada proceso será auditable y esto se traduce en mayor confianza para los intervinientes.

Sostenible: Reduce las horas de trabajo necesarias para gestionar los expedientes, así como los espacios físicos requeridos para el almacenamiento de archivos.

Seguro: Lleva un control de los registros de acceso, auditoría de los cambios y acciones que los participantes realicen en el sistema brindando los mayores estándares de confiabilidad.

Garantías procesales: Se automatiza la recepción de notificaciones y del envío de peticiones. Es decir, aumenta el control de los plazos de los procesos de comunicación.

Una Justicia + Digital

Con Legali se completa el proceso tecnológico que la JEP canalizó a través de soluciones que apuntan al manejo digital de la información. La apuesta por una Justicia Más Digital, que empezó en 2018, fue posible gracias al esfuerzo de los magistrados y demás funcionarios de JEP que hoy aprovechan la tecnología para entregar respuestas más efectivas a las víctimas, los comparecientes, los órganos de control y la comunidad. Se trata de un proceso que ha liderado la Secretaría Ejecutiva de la JEP y en el que están comprometidos los demás órganos de la Jurisdicción.

En esencia, esta robusta arquitectura tecnológica, de la que hacen parte otros sistemas como Protecti, Plani, Relati, Jurinfo, Analitica, Media y Conti, facilita a los administradores de justicia el análisis de datos, la gestión de sistemas de información documental, judicial y de medios. Asimismo, se abren canales de comunicación directa entre los públicos externos y los sistemas internos que llevan los procesos. La Secretaría Judicial de la JEP, por ejemplo, ahora tramita todos los documentos que hacen parte del expediente judicial a través de Legali.

Llegar a este punto de madurez requirió un trabajo especializado, progresivo, producto de una rigurosa planeación que incluyó el diseño, estructuración e implementación de un gran proyecto que está en busca de continuas mejoras. Esto, en buena parte, permitió a la JEP sortear oportunamente las consecuencias de la emergencia sanitaria por el Covid-19. Muchas entidades se vieron obligadas a parar actividades por la modalidad de trabajo en casa. Ese, sin embargo, no fue el caso de la JEP porque la entidad ya estaba preparada para esta contingencia.

La adquisición de Legali fue posible gracias a los recursos que invirtió la entidad y el Fondo Colombia en Paz. Así, la Jurisdicción Especial para la Paz se convierte en el primer tribunal de su tipo completamente en línea que inaugura una nueva era para la administración de justicia transicional y verdad para la paz.

Otros logros de la Secretaría Ejecutiva

Presupuesto y ejecución: Durante 2020 la JEP contó con una apropiación presupuestal de 310.158 millones de pesos. De los cuales, 205.892 millones fueron destinados al funcionamiento y 104.266 millones a inversión. En ese año fiscal, se registró una ejecución de 97.6%.

Como resultado de la auditoría financiera adelantada en la vigencia 2020, la Contraloría General de la República dictaminó el Fenecimiento de la Cuenta rendida por la JEP con fundamento en una opinión “sin salvedad” de los estados financieros y una opinión “razonable” de la ejecución presupuestal, de conformidad con la Resolución 533 de 2015 de la Contaduría General de la Nación.

En 2021, la JEP cuenta con un presupuesto general de 330.748 millones de pesos. De los cuales, 211.591 millones están destinados a funcionamiento y 119.157 millones a inversión. Con corte al 15 de marzo de 2021, se ha ejecutado a nivel de compromisos el 28%.

Sistema Autónomo de Asesoría y Defensa (SAAD): Así mismo, la Secretaría Ejecutiva subrayó que desde 2018 se ha garantizado la representación de 296 sujetos colectivos de víctimas que intervienen en tres de los siete macrocasos que adelanta la JEP, los cuales agrupan a más de 289 mil personas. Dentro de los sujetos colectivos, cuya representación garantiza la JEP, están resguardos, cabildos y asociaciones indígenas, consejos comunitarios y organizaciones afrocolombianas, entre otros.

El Sistema Autónomo de Asesoría y Defensa (SAAD) también ha asumido la representación judicial de 3.317 víctimas individuales que participan en los casos adelantados por la JEP. Adicionalmente, la entidad ha asesorado a 6.347 víctimas individuales y colectivas con interés directo y legítimo en los asuntos de la Jurisdicción, y también el SAAD ha acompañado sicosocialmente a 2.349 víctimas.

Por otro lado, desde 2018 el SAAD comparecientes ha prestado defensa técnica a 3.121 comparecientes exintegrantes de las Farc-EP, miembros de la fuerza pública, terceros civiles y agentes de Estado no miembros de la fuerza pública. Así mismo, ha asesorado a 4.371 y ha apoyado con acompañamiento psicosocial a 5.611 comparecientes.